TYPO3 Workspaces: Inhalte bearbeiten, prüfen und sicher veröffentlichen

TYPO3 Workspaces ermöglichen es, Änderungen an einer Website vorzubereiten, ohne dass diese sofort auf der öffentlich sichtbaren Website erscheinen. Redakteure können Inhalte über einen längeren Zeitraum bearbeiten, Änderungen gemeinsam vorbereiten oder einen verbindlichen Freigabeprozess etablieren.

Gerade mit dem zunehmenden Einsatz von KI bei der Contentpflege bekommen Workspaces eine zusätzliche Bedeutung: Eine KI kann Inhalte vorbereiten und verändern, während die endgültige Entscheidung über die Veröffentlichung beim Menschen bleibt.

1. Allgemeines

Standardmäßig arbeiten Redakteure in TYPO3 im sogenannten Live-Workspace. Änderungen an veröffentlichten Inhalten werden dort unmittelbar auf der Website sichtbar.

Mit einem eigenen Workspace wird zwischen der Bearbeitung und der Veröffentlichung eine zusätzliche Ebene eingeführt. Änderungen werden zunächst innerhalb des Workspaces gespeichert und sind für normale Website-Besucher noch nicht sichtbar.

Innerhalb des Workspaces können beispielsweise:

• bestehende Inhalte geändert werden,
• neue Seiten und Inhaltselemente vorbereitet werden,
• Inhalte gelöscht oder verschoben werden,
• mehrere zusammengehörende Änderungen gesammelt werden,
• Änderungen über die Vorschau kontrolliert werden,
• Änderungen vor der Veröffentlichung durch andere Personen geprüft werden.

Erst wenn die Änderungen veröffentlicht werden, übernimmt TYPO3 sie in den Live-Workspace.

Der große Vorteil besteht darin, dass umfangreiche Änderungen in Ruhe vorbereitet werden können, während die bisherige Version der Website unverändert online bleibt.

2. Installation und Einrichtung

Die Workspace-Funktionalität gehört zum TYPO3 Core. Voraussetzung ist, dass die Systemextension workspaces installiert und aktiviert ist.

Anschließend kann im TYPO3 Backend ein neuer Workspace angelegt werden.

Dazu wechselt man auf die oberste Ebene des Seitenbaums (Root, ID 0) und legt dort einen neuen Datensatz vom Typ Workspace an.

Für einen Workspace lassen sich unter anderem Benutzer und Benutzergruppen sowie die jeweiligen Berechtigungen und Freigabestufen definieren.

Nach der Einrichtung können berechtigte Backend-Benutzer zwischen dem normalen Live-Workspace und dem angelegten Workspace wechseln.

Welche Möglichkeiten ein Benutzer dort besitzt, hängt von der jeweiligen Konfiguration und seinen TYPO3-Berechtigungen ab.

3. Typische Anwendungsfälle für TYPO3 Workspaces

Workspaces können sehr unterschiedlich eingesetzt werden. Von der persönlichen Arbeitsumgebung eines einzelnen Redakteurs bis hin zu mehrstufigen Freigabeprozessen sind verschiedene Szenarien möglich.

3.1 Standalone-Workspace

Ein sehr einfacher Anwendungsfall ist ein persönlicher Workspace für einen einzelnen Redakteur.

Angenommen, eine Redakteurin möchte einen größeren Bereich einer Website überarbeiten. Die Arbeiten dauern mehrere Tage und umfassen Änderungen an verschiedenen Seiten und Inhaltselementen.

Im Live-System wäre das problematisch: Besucher könnten zwischenzeitlich einen teilweise überarbeiteten und damit möglicherweise inkonsistenten Stand der Website sehen.

Die Redakteurin arbeitet deshalb in einem eigenen Workspace.

Dort kann er beispielsweise am Montag eine Seite ändern, am Dienstag weitere Inhalte ergänzen und am Mittwoch noch Bilder oder Texte austauschen. Über die Vorschaufunktion kann er jederzeit kontrollieren, wie die Website mit allen bisher vorgenommenen Änderungen aussehen würde.

Die öffentlich sichtbare Website bleibt währenddessen unverändert.

Erst wenn die gesamte Überarbeitung abgeschlossen ist, werden die Änderungen gemeinsam in den Live-Workspace übernommen.

Ein solcher Standalone-Workspace eignet sich daher insbesondere für umfangreichere Änderungen, die als zusammengehörendes Paket veröffentlicht werden sollen.

3.2 Redaktioneller Genehmigungsprozess

Ein weiterer klassischer Einsatzbereich ist ein redaktioneller Freigabeprozess.

In größeren Organisationen sollen Redakteure häufig Inhalte erstellen und verändern dürfen, diese aber nicht eigenständig veröffentlichen können.

TYPO3 Workspaces ermöglichen eine entsprechende Aufgabenteilung.

Ein Redakteur erstellt oder verändert Inhalte zunächst innerhalb des Workspaces. Sobald seine Bearbeitung abgeschlossen ist, kennzeichnet er die Änderungen zur weiteren Bearbeitung bzw. Veröffentlichung, beispielsweise als „Ready to Publish".

Die für die Freigabe zuständige Person oder Personengruppe kann über den neuen Status informiert werden.

Die zuständige Redakteurin bzw. Freigabeverantwortliche kann anschließend die vorgenommenen Änderungen kontrollieren und sich das Ergebnis in der Vorschau ansehen.

Danach gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

• Die Änderungen sind in Ordnung und werden in den Live-Workspace übernommen.
• Die Änderungen müssen überarbeitet werden und gehen zurück an den zuständigen Redakteur.

Auf diese Weise lässt sich ein Vier-Augen-Prinzip für die Veröffentlichung von Website-Inhalten etablieren.

Das ist beispielsweise für Unternehmen, Behörden, Verbände oder wissenschaftliche Einrichtungen interessant, bei denen Inhalte vor ihrer Veröffentlichung fachlich oder organisatorisch geprüft werden müssen.

3.3 KI-unterstützte Contentpflege

Ein besonders interessanter Anwendungsfall entsteht durch die zunehmende Integration von KI-Systemen in Content-Management-Systeme.

Eine KI könnte beispielsweise den Auftrag erhalten:

„Aktualisiere auf unseren Leistungsseiten alle Hinweise auf TYPO3 13 und passe sie an TYPO3 14 an."

Technisch wäre es durchaus möglich, einer KI direkten Zugriff auf veröffentlichte Inhalte zu geben. Damit würde allerdings auch das Risiko entstehen, dass fehlerhafte oder unerwünschte Änderungen unmittelbar auf der Website erscheinen.

Mit TYPO3 Workspaces lässt sich dieses Problem elegant lösen.

Die KI übernimmt dabei gewissermaßen die Rolle eines Redakteurs. Sie darf Inhalte erstellen oder verändern, arbeitet jedoch ausschließlich innerhalb eines dafür vorgesehenen Workspaces.

Der Ablauf könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:

1. Eine Redakteurin erteilt der KI einen Auftrag.
2. Die KI analysiert die betreffenden Inhalte.
3. Sie nimmt die gewünschten Änderungen innerhalb des Workspaces vor.
4. Die Änderungen bleiben zunächst unsichtbar für Website-Besucher.
5. Nach Abschluss setzt die KI die Änderungen auf einen entsprechenden Freigabestatus.
6. Ein verantwortlicher Redakteur wird beispielsweise per E-Mail informiert.
7. Der Redakteur kontrolliert die Änderungen in TYPO3 und betrachtet sie gegebenenfalls über die Vorschau.
8. Erst der Mensch entscheidet, ob die Änderungen veröffentlicht oder zur erneuten Bearbeitung zurückgegeben werden.

Damit entsteht ein Human-in-the-Loop-Verfahren: Die KI übernimmt einen Teil der redaktionellen Arbeit, besitzt aber nicht die letzte Kontrolle über die veröffentlichten Inhalte.

Gerade bei umfangreichen Websites ist dieses Verfahren interessant. Eine KI könnte beispielsweise zahlreiche Seiten auf veraltete Informationen überprüfen, Meta-Daten optimieren, Texte aktualisieren oder strukturelle Verbesserungen vorbereiten.

Die eigentliche Veröffentlichung bleibt dennoch ein bewusster redaktioneller Vorgang.

Fazit

TYPO3 Workspaces sind weit mehr als eine Funktion für große Redaktionen. Bereits ein einzelner Redakteur profitiert davon, umfangreiche Änderungen zunächst unabhängig vom Live-System vorbereiten zu können.

Bei mehreren Redakteuren ermöglichen Workspaces strukturierte Prüf- und Freigabeprozesse und unterstützen damit beispielsweise das Vier-Augen-Prinzip.

Mit KI-gestützter Contentpflege kommt ein weiterer Anwendungsbereich hinzu. Workspaces können hier als Sicherheitsschicht zwischen automatisierter Contentbearbeitung und der öffentlichen Website dienen.

Die KI darf arbeiten – aber der Mensch entscheidet, was tatsächlich veröffentlicht wird.